jueves, noviembre 15, 2018

Email para el Seguimiento

En varios equipos de desarrollo con los que trabajo se ha dejado de usar el correo electrónico como principal forma de comunicación, para ahora usar herramientas de mensajería instantánea. Herramientas como: Skype, Slack o similares son comunes. Todo esto está bien porque permite una mayor interacción entre el equipo de desarrollo. Hay una retroalimentación rápida sobre el trabajo a realizar.

Esta mayor interacción también provoca que haya muchos mensajes que leer, de ahí surge la necesidad de tener canales o "conversaciones" específicas para cada proyecto. Sirve tener canales específicos porque así podemos ver toda la información relacionada a cierto proyecto en un solo lugar. Esto ha influido para que cada vez se use menos el correo electrónico entre los equipos de desarrollo con los que trabajo.

El problema de los mensajes instantáneos surge cuando se necesita ver el panorama general del proyecto. Es difícil dar seguimiento a grandes bloques o módulos al leer los detalles de la conversación. Herramientas de administración de proyecto ayudan a tener toda la conversación agrupada a una tarea; pero a veces hay muchos lugares dónde buscar el estatus de las tareas. A veces no queda otra que leer los mensajes del chat del día para saber cómo vamos.


El correo electrónico me sirve en esos casos porque no es tan instantáneo. Se puede incluir a varias personas en la conversación y no se necesita una respuesta de cada uno al momento. Solo con que respondan cuando tengan algo que decir y en un solo mensaje te den todas las respuestas que necesitas. A veces en los mensajes se pierde la secuencia porque contestan varios al mismo tiempo y dan una respuesta por mensaje y mandan dos o más mensajes para una sola respuesta, mientras otros hacen los mismo y ya se revolvió todo. Por correo recibes una respuesta por cada miembro del equipo e idealmente viene toda la opinión o informe que requieres de esa persona en un párrafo explicado. A veces por la flojera de pensar y dar un reporte se prefiere escribir varios mensajes de una línea y puede ser más complicado darle sentido a la idea del mensaje completo.

He notado que cada vez es más común que no revisen el correo electrónico, no es raro que tenga que avisar por mensaje que les he enviado un correo electrónico que requiere respuesta. A veces van y lo leen y me contestan por mensaje. Para mi es difícil darle seguimiento a las cosas de ese modo. Porque eso me exige, en cierta manera, estar atento a los mensajes, que pueden ser muchos.

Usando el correo electrónico puedo programar un tiempo para hacer las preguntas que necesito enviar o escribir los reportes que necesito enviar y si la respuesta es por correo entonces puedo dejar que se acumulen en mi buzón mientras sigo trabajando en otras tareas. Una vez que tenga tiempo puedo ir y procesar mi bandeja de entrada. No puedo hacer lo mismo con los mensajes.  Los mensajes distraen más y puede que si me dan los datos que necesito por mensaje, al momento que tengo tiempo de revisarlo ya han enviado muchos mensajes más y es difícil encontrarlo. Por eso prefiero las respuestas a mis correos por correo electrónico, el seguimiento es más fácil.

¿No les pasa lo mismo?

2 comentarios:

  1. Te iba a contestar por Twitter, hahaha, no es cierto.

    Yo pienso como tú: el IM es por naturaleza efímero. Eso la hace ma herramienta adecuada para algunas cosas pero no para todas. Es como dar un curso por videoconferencia: pésima idea, aunque a veces sea la única opción. Debe ser presencial.

    Y cuando la mercadotecnia se da cuenta de esto comienza a decir idioteces como "el correo electrónico tiende a desaparecer" y todos se la creen, cuando la realidad es simplemente que una persona que inició con IM no ha descubierto las bondades del correo electrónico. Su primera herramienta fue un desarmador y ahora piensa que todos los problemas son tornillos y el martillo es una herramienta arcaica porque arregla los problemas a golpes.

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    1. Hola Octavio, estoy de acuerdo con lo que comentas. Es cierto que varias personas que iniciaron con IM no han descubierto las bondades del email. Si son muchas esas personas entonces no sería una idiotez pensar que está tendiendo a desaparecer el uso del correo.

      En lo personal siento que sí se sigue usando; pero también he notado que los jóvenes lo usan menos. No es algo malo necesariamente, quizás solo sea cosa de usar más tornillos y menos clavos.

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